Verificación de la licencia de conducir
E-Verify amplió sus fuentes de información a fin de incluir los registros de licencias de conducir, lo que contribuye a fortalecer la integridad del programa.
A partir del 12 de junio de 2011, E-Verify recoge la información de las licencias de conducir de aquellos empleados que presenten una licencia emitida por un estado como documento de “Lista B”. Usted podrá observar pantallas que reflejan este cambio. A partir de las opiniones de los clientes, ampliaremos la lista de documentos del Formulario I-9 que se muestran en E-Verify para incluir documentos de la “Lista B” y la “Lista C” compatibles con el Formulario I-9.
Entrada del Número de Visa y Pasaporte de EE. UU.
Aunque la mayoría de los números de pasaporte de Estados Unidos tienen nueve dígitos y la mayoría de los números de visa tienen ocho dígitos, en algunos casos no es así. Hace algún tiempo implementamos una solución provisional para ingresar números de documentos que no coinciden con el patrón habitual. Esto ya no es necesario porque implementamos una solución permanente como parte de nuestras actualizaciones de junio de 2011.
Lo que usted necesita saber:
- Los números de pasaportes de Estados Unidos deben estar tener entre seis y nueve caracteres alfanuméricos (letras y números).
- La “C” que precede al número de una Tarjeta de Pasaporte de EE. UU. ya distinguirá más entre mayúsculas y minúsculas.
- Los números de visa de Estados Unidos deben ser, exactamente, ocho caracteres alfanuméricos (letras y números). Ingresar un número de visa todavía es opcional, aunque si un empleado provee una visa le sugerimos que lo ingrese, ya que de esta manera puede evitar una No Confirmación Tentativa (TNC, por sus siglas en inglés).
Cambio de contraseña
¿Le preocupa cambiar su contraseña de E-Verify? Existen pocas cosas más frustrantes que enterarse de que su contraseña no cumple con los requisitos de seguridad y no saber en cuáles de estos requisitos usted falló.
Hacer menos estrictos los requisitos de contraseña no es una opción (ver la nota a continuación). Por lo tanto, hemos mejorado los mensajes de error para cuando ingrese una contraseña inaceptable. Si ingresa una contraseña que no cumple con nuestros requisitos, le informaremos cuáles de éstos no se cumplen y qué necesita hacer para crear una contraseña aceptable.
NOTA: Las políticas del Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. (DHS, por sus siglas en inglés) estableces estrictas normas para las contraseñas. Consulte el Manual de Sistemas Confidenciales de DHS 4300A para obtener más información (las páginas 154-155 abordan el tema de las normas sobre contraseñas).
Añadir un usuario
Hemos actualizado el proceso de registro de usuarios para mejorar la seguridad y ahorrar tiempo. ¡Usted ya no necesita proveer su nombre de usuario y contraseña al nuevo usuario! E-Verify le enviará a los nuevos usuarios una confirmación por correo electrónico con un nombre de usuario, contraseña temporera, dirección del sitio web de acceso a E-Verify y los pasos que debe seguir para comenzar.
Lo que usted necesita saber:
- Cuando agregue un usuario, podrá aceptar el nombre de usuario sugerido o crear uno propio.
- E-Verify le enviará el correo electrónico de confirmación a la dirección de correo electrónico que usted ingresó cuando agregó al usuario, por lo que debe asegurarse de ingresar la dirección de correo electrónico correcta.
- No existe forma de reenviar el correo electrónico. Si el usuario elimina el correo electrónico o no lo recibe nunca, usted tendrá que restablecer la contraseña del usuario y proporcionarle el nombre de usuario y la contraseña que creó.
Fecha de contratación
En E-Verify hemos modificado la fecha de contratación de manera que coincida con la fecha de “Certificación” de la Sección 2 del Formulario I-9. Usted puede seleccionar una fecha de contratación futura y utilizará en E-Verify la fecha de “Certificación” de la Sección 2 del Formulario I-9 del empleado como la fecha de contratación.
Anteriormente, si usted creaba un caso en E-Verify después que el empleado aceptara una oferta laboral, pero antes que comenzara a realizar trabajo remunerado, usted debía seleccionar la fecha en que se creaba el caso como fecha de contratación, porque E-Verify no permitía que seleccionara una fecha futura.
La modificación también nos posibilita atender mejor a nuestros usuarios de E-Verify en Guam, que habían tenido que buscar una solución provisional, ya que Guam está adelantado un día respecto los Estados Unidos continentales.
Lo que usted necesita saber:
- La fecha de contratación es la fecha en la que el empleado comenzó (o comenzará) a realizar trabajo remunerado. Utilice en E-Verify la fecha de “Certificación” de la Sección 2 del Formulario I-9 del empleado como la fecha de contratación.
- Puede seleccionar una fecha de contratación que esté dentro de los 365 días calendario futuros.
- La capacidad de seleccionar una fecha de contratación futura no modifica la regla que prohíbe la preselección. Un empleado potencial TIENE que haber aceptado una oferta laboral antes de que usted pueda completar el Formulario I-9 y crear un caso en E-Verify. La selección de una fecha de contratación futura simplemente elimina la posibilidad de una solución provisional confusa, en casos donde se utiliza E-Verify después de que un empleado acepta una oferta laboral, pero antes de que comience a realizar trabajos remunerados.
- Si volvió a contratar a un empleado y completó la Sección 3 del Formulario I-9, utilice la “Fecha de nueva contratación” de la Sección 3 del Formulario I-9 del empleado como la fecha de contratación en E-Verify.
- Si la fecha de contratación del empleado se modifica después de que usted ha creado el caso en E-Verify, no se requiere ninguna acción adicional, ya que no puede cambiar la fecha de contratación una vez que creó el caso. No obstante, debe realizar una corrección en la fecha de “Certificación” de la Sección 2 en el Formulario I-9 del empleado si se modifica su fecha de contratación.
Texto de ayuda
¿Sabía usted que puede encontrar ayuda mientras está conectado a E-Verify? Simplemente haga clic en cualquier signo de interrogación azul. El texto de ayuda de E-Verify le ofrece instrucciones para seleccionar documentos, ingresar información de empleados, estatus del caso y más. Hemos centrado nuestros esfuerzos en mejorar las guías de E-Verify y nuestras actualizaciones de junio de 2011 presentan más de 30 de textos de ayuda nuevos y revisados.
Detalles del caso
Hemos actualizado la pantalla “Detalles del caso” en E-Verify para que los usuarios mejoren su capacidad de creación de informes. Ahora los usuarios pueden ubicar fácilmente la información detallada para cada caso creado en E-Verify.
Los campos agregados incluyen:
- Documentos de la Lista A
- Documentos de la Lista B
- Documentos de la Lista C
- ID del caso del empleador
- Motivo de excepción de la Regla de los Tres Días.
Mejoras en la interfaz de E-Verify para representantes de empleadores en E-Verify
Hemos actualizado varios aspectos de E-Verify para los representantes de empleadores en E-Verify. Muchos de estos cambios son el resultado de estudios realizados a lo largo de los últimos dos años con representantes de empleadores; por lo tanto, esperamos que beneficien su experiencia en E-Verify.
Las actualizaciones incluyen:
- Todos los administradores de programa ahora recibirán correos electrónicos confirmando la inscripción de clientes nuevos. Esta mejora elimina todas las dudas al momento de determinar cuándo los usuarios pueden comenzar a crear casos para clientes nuevos.
- La lista de empresas ahora está clasificada alfabéticamente, lo cual mejora la eficiencia en el proceso de creación de casos para todos los representantes de empleadores usuarios de E-Verify.
- E-Verify evaluará la “Designación de la Organización” de la empresa cliente cuando los usuarios creen casos. Esto determina si figura o no el motivo de excepción de la Regla de los Tres Días aplicable a “Contratista federal con cláusula de E-Verify de FAR que verifica a un empleado existente”.